Como organizar as contas?

Existem alguns tipos de conta que ainda não estão totalmente disponíveis on line. Para essas contas e para aqueles que não dispensam papel, o ideal é ter duas pastas para guardar os documentos do ano corrente.

Uma pasta pode ser simples, para guardar as contas até que sejam pagas. Assim que chega, o ideal é que seja colocada nesta pasta, por ordem cronológica de vencimento.

Após o pagamento, elas devem ser arquivadas em uma segunda pasta. O ideal é que esta tenha várias divisórias, sendo categorizadas por tipo (TV a cabo, luz, água, condomínio, etc.) ou por mês (contas com vencimento em janeiro, fevereiro, e assim por diante), conforme a preferência de cada um.

Vale lembrar que se você fizer os pagamentos via internet banking, não é necessário imprimir os comprovantes, você pode salvá-los em PDF. Esse procedimento evita a utilização de papel e torna mais fácil a localização do comprovante quando necessário, basta localizar o arquivo em seu computador e, caso necessário, imprimi-lo.

Os comprovantes devem ser guardados durante o prazo legal estabelecido em legislação, conforme abaixo:

(i) Prazos de conservação de contas pagas ou recibo de quitação anual
Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: declarações devem ser conservadas por cinco anos.
Condomínio: devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel, após a saída, conservá-los por 10 anos (prazo prescricional estipulado pelo Código Civil).
Consórcio: devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
Seguro: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.
Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos, no mínimo, os 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
Mensalidade escolar, cursos livres e cartão de crédito: declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.
Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.

(ii) Prazos de conservação de outros documentos
Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura.
Notas fiscais: as notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.
Certificados de garantia: a guarda deve seguir a mesma regra das notas fiscais.
Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Fonte: Procon SP

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