Como começar a se organizar?

O nosso assunto de hoje foi inspirado neste post da leitora Natália Puppin:

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Na hora que li o post comecei a imaginar que várias pessoas podem ter o mesmo desejo e resolvi escrever um pouco sobre como começar a se organizar.

Peço desculpas porque o post ficou um pouco extenso, mas queria deixar algumas dicas para aqueles que querem se tornar mais organizados.

Em primeiro lugar, precisamos lembrar que organização é um hábito e, como todo hábito, ele deve ser cultivado. Também precisamos estar abertos a sair da nossa zona de conforto, pois uma mudança de hábito mexe com a rotina e a tendência natural é desistir rapidamente para voltar à zona de conforto.

Segundo o livro “A Força do Hábito”, existem técnicas para se desenvolver um hábito e uma delas é estabelecer uma compensação para aquela atividade, assim, o primeiro passo é você pensar sobre qual seria a sua compensação. A minha é saber que posso encontrar tudo o que quero no momento que preciso, desde objetos até as mais variadas informações.

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O próximo passo é verificar o que funciona melhor para você. Tem pessoas que gostam e precisam de papel. Nesse caso, comprar um caderno (daqueles com várias matérias) será o começo de tudo. Nesse caderno você irá concentrar tudo: seus compromissos, seus projetos, suas anotações, etc…

O ideal é que ele seja dividido em partes:

1. Caixa de entrada: é nessa parte do caderno que você irá anotar tudo o que vier a cabeça, todas as informações que receber e que precisam ser processadas (funciona como um ponto de coleta de informações).

Quando analisadas as anotações registradas na caixa de entrada, elas deverão ser transferidas para uma das seções abaixo:

2. Agenda: nela você vai anotar todos os seus compromissos. A agenda é essencial para manter todas as obrigações em dia, sejam profissionais (reuniões, visitas à clientes, etc), sejam pessoais (consulta médica, aniversários, reunião na escola do filho). Centralizar todos os compromissos na agenda permite uma melhor visualização do seu dia a dia e do seu tempo livre.

3. Lista de tarefas: essa parte do caderno vai funcionar como uma to do list. Ela pode ser dividida por prioridade ou por tipo de tarefa. Nessa to do list devem ser anotadas todas as tarefas que precisam ser feitas no trabalho, em casa ou aquelas relacionadas à sua vida pessoal. Essa lista se diferencia da agenda, pois lá devem ser anotados os compromissos que tem hora e data agendada e aqui aquelas tarefas que podem ter sua data alterada sem grande prejuízo à sua rotina e produtividade.

4. Projetos ou list de pendências: aqui devem ser colocadas as pendências macro, aquelas relacionadas às suas metas pessoais e profissionais. Essa lista vai servir como ponto de acompanhamento da realização dos seus objetivos.

5. Check-list: você pode separar algumas folhas para criar check-list para organizar uma viagem, um pequeno evento ou mesmo um final de semana especial. Esta parte do caderno vai funcionar como um ponto de apoio.

6. Inspiração: essa parte não faz parte de nenhuma técnica de organização, mas eu acredito que é bastante útil, pois nela você coloca fotos e imagens que podem servir de inspiração para algum projeto (ex.: reforma do quarto, viagem ao exterior, etc.). Os especialistas em coaching dizem que devemos visualizar onde queremos chegar para manter a motivação nos projetos e essa parte do caderno visa justamente isso. Que tal colocar fotos de ambientes organizados?

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Essa é a forma que uso para me organizar, com uma pequena diferença: como eu não gosto de papel, uso aplicativos. Se você também gosta de tecnologia e prefere os aplicativos e a internet, você pode substituir o caderno conforme abaixo:

1. Caixa de entrada: Evernote (lá coloco todas as ideias e informações que recebo durante o dia – antes de processá-las).

2. Agenda: Toodledo (neste aplicativo coloco todos os meus compromissos – pessoais e profissionais).

3. To do list ou lista de tarefas: Remember the Milk (registro todas as tarefas que preciso fazer neste aplicativo).

4. Projetos ou list de pendências: Evernote e planilha excel (mantenho uma lista dos projetos pendentes no Evernote e um cronograma desses projetos em planilha excel).

5. Check-list: Evernote (elaboro o check-list no Evernote e vou apagando as informações conforme se concretizam).

6. Inspiração: Dropbox (tenho uma pasta no meu Dropbox onde coloco todas as imagens inspiração).

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Agora que já falamos de organização do tempo, vamos falar um pouquinho sobre organização dos ambientes e objetos.

Se a organização tivesse que ter um preceito básico, seria o “Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar”.

É necessário ter um lugar destinado para cada coisa (correspondência, revistas, jornais, ferramentas, maquiagem, etc.). Qual o benefício? Você localiza muito mais fácil o que precisa e sabe exatamente onde guardar quando termina de usar, mantendo sempre a organização.

Quando cada objeto tem sua “casa”, você sabe exatamente onde deve colocá-lo e, com certeza, perde menos tempo procurando ele quando precisa.

A organização desses espaços é fundamental e o primeiro passo é o descarte. Praticar o desapego é extremamente necessário quando queremos organizar qualquer ambiente.

Se você quiser mais informações sobre a importância do descarte na organização, esse post fala detalhadamente sobre todas as etapas necessárias.

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Por fim, uma dica preciosa é planejar o seu dia na noite anterior. Analise a sua agenda e verifique os seus compromissos, pense em tudo o que vai precisar e deixe tudo à mão para pegar na manhã do dia seguinte, separe as roupas que você vai usar, deixe a mesa do café da manhã pronta. Essas pequenas atitudes farão com que seu dia comece e permaneça mais organizado.

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