5 dicas para manter a sua caixa de e-mails em ordem

Uma das coisas que me deixa feliz é estar com a caixa de entrada dos meus e-mails vazia. Na minha rotina isso é sinal de que as tarefas do trabalho e do blog estão administradas, pois o e-mail deu origem à uma tarefa no Evernote ou na agenda e vai entrar no meu fluxo de trabalho.

Além disso, é sinal de que meus amigos e minha família não estão sem resposta (eu sou daquelas pessoas que prefere resolver as coisas por e-mail do que por telefone).

Se você também tem esse perfil, abaixo deixo algumas dicas de como manter a sua caixa de e-mails em ordem:

1. Delimite o horário em que você acessa seu e-mails. Ficar atualizando sua caixa de e-mails toda hora acaba prejudicando a atenção e concentração nas tarefas diárias.

2. Analise os e-mails e descarte imediatamente os spams. Nesse post dei algumas dicas de como evitá-los. Confere lá!

3. Os e-mails que sobraram em sua caixa de entrada, podem ser categorizados da seguinte forma:

E-mails que demandam uma resposta rápida. Nesse caso, o ideal é que ela seja dada imediatamente. Aqui se enquadram aquelas atividades que demoram menos de 3 ou 4 minutos.

E-mails que requerem uma tarefa. Você pode criar uma nota no Evernote (lembrando de colocar um lembrete com a data limite) ou um compromisso na agenda. Se a resposta sobre a tarefa precisa ser dada por e-mail, a dica é criar uma pasta “Pendências” e lá colocar os e-mails que precisarão ser respondidos depois da tarefa concluída.

E-mails que contenham tarefas que podem e/ou precisam ser delegadas. Encaminhe imediatamente para o responsável e, caso necessário, crie uma tarefa no Evernote para lembra-lo de acompanhar a realização da tarefa.

E-mails com informação sobre temas resolvidos. Se for um assunto importante e que possa ser necessário futuramente, arquive! Crie pastas por assunto ou cliente (dependendo do seu tipo de trabalho) para arquivar os e-mails. Isso vai facilitar muito sua vida quando você precisar procurar alguma mensagem. Caso não seja um assunto importante, delete o e-mail.

E-mails que podem ser lidos em um outro momento. Arquive-os em uma pasta específica e, assim que possível, leia-os.

Para facilitar esse separação, você pode criar filtros, assim, as mensagens irão diretamente para a pasta apropriada.

4. Se você acompanha blogs ou portais de notícia, troque as newsletters pelas atualizações via leitor de RSS. Aqui falei sobre o Digg Reader (recomendo muito a utilização desse site, pois me ajuda bastante a deixar vazia a minha caixa de entrada).

5. Desative as notificações de e-mail das suas redes sociais. Essas mensagens, além de lotar a sua caixa de entrada, deixam você curioso para ver o que está acontecendo em sua time line (prejudicando a sua concentração e produtividade).

Se alguém tiver alguma dica ou quiser dividir sua experiência, por favor deixe um comentário ou envie um e-mail para contato@organizz.com.br.

221113_DICAS PARA MANTER SEU E-MAIL ORGANIZADO

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