Como manter a produtividade quando trabalhamos em home office?

Já comentei aqui no blog que agora trabalho em home office e, como sou disciplinada e organizada, achei que não teria problemas com produtividade, mas isso não foi exatamente o que aconteceu.

Quando trabalhamos em casa, as distrações são muito maiores, seja o Whatsapp, os compromissos que, agora, podemos marcar em qualquer horário, seja a televisão, etc..

Percebi que minha produtividade diminuiu um pouco (não com as demandas do meu trabalho em si), mas com os projetos e metas pessoais, impactando diretamente no meu dia a dia. Dessa forma, resolvi rever minha rotina e fiz algumas alterações que surtiram um efeito muito bom e, assim, decidi compartilhá-las aqui.

São 7 pequenas dicas, mas que podem garantir um dia mais produtivo:

– Marque seus compromissos pessoais (consultas médicas, dentista, etc.) para o início do dia ou para o final da tarde. Desta forma, você não “corta” seu dia e permanece produtivo o maior tempo possível.

– Não ligue a televisão. Eu não gosto de ficar no silêncio e, assim, ligava a TV, no entanto, esse é um poderoso ladrão do tempo. Mudei isso e agora ligo o rádio. A distração diminuiu bastante.

– Deixe seu celular no silencioso e, de preferência, com a tela virada para baixo (para que você não veja quando chegam mensagens). Os aplicativos, como o Whatsapp, facilitam muito nossa vida, mas também são ladrões do tempo. Se deixarmos, passamos o dia inteiro trocando mensagens.

– Use sua mesa para trabalhar. É tentador trabalhar sentado na cama ou no sofá, mas isso diminui a produtividade. Sempre use sua mesa de trabalho, até porque lá é o local onde você tem cadeira e iluminação adequadas, bem como fácil acesso ao seu material de trabalho.

– Assim como você faz quando está na empresa, faça pausas ao longo do dia, seja para tomar um café, seja para se espreguiçar (os músculos agradecem!!).

– Mantenha-se informado e em contato com profissionais da sua área. A tecnologia está aí para nos ajudar nisso. Aproveite!!

– Por último (mas não menos importante), use a organização a seu favor. Seu home-office, sua mesa e sua agenda precisam estar organizados para que você mantenha e melhore sua produtividade. Quando temos tudo organizado, perdemos menos tempo procurando o que precisamos.

Espero que tenham gostado das dicas e que possam ajuda-los a ter uma rotina produtiva.

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140514_COMO MANTER A PRODUTIVIDADE QUANDO TRABALHAMOS EM CASA

Vantagens e desvantagens de trabalhar em home office

Desde dezembro estou trabalhando full time em home office e hoje vou trazer um pouco da minha experiência em relação as vantagens e desvantagens de trabalhar em casa.

Em primeiro lugar, para mim, a maior vantagem é ter uma liberdade maior para programar minha agenda. Não estou mais presa a um horário de escritório e isso facilita muito quando preciso resolver algo da minha vida pessoal ou quando quero participar de algum evento na minha área.

Outra vantagem é não precisar acordar muito cedo como eu fazia antes. Sou um ser noturno e não gosto de acordar cedo e agora posso acordar de acordo com meu relógio biológico.

Como sou muito disciplinada, a transição para home office foi bem tranquila e por isso não perdi tempo criando novas rotinas, conseguindo executar normalmente as minhas atividades do dia-a-dia, o que é uma outra grande vantagem.

Além disso, como tinha uma estrutura de home office montada em minha casa (porque até então usava essa estrutura para o blog), também não precisei investir muito nesse momento. Lembro que é importante você ter um local apropriado para trabalhar, com uma boa mesma, uma boa cadeira, uma boa iluminação, etc.

Mas nem tudo são flores, não é? Há desvantagens em trabalhar em home office e a maior delas, na minha opinião, é a falta de convivência com outras pessoas e esse é um cuidado que toda pessoa que trabalha em home office deve ter. É importante manter o networking de alguma forma, seja pelas redes sociais, seja em eventos da área profissional, seja utilizando escritórios de coworking.

Outra desvantagem bastante significativa é que você fica mais suscetível a interrupções, sejam elas de familiares, no Skype, Whatsapp ou outras e para isso é necessária muita disciplina e concentração.

Há mais um ponto que merece atenção: o controle dos horários. Trabalhar em home office pode significar, muitas vezes, trabalhar até muito tarde. Para mim isso não é um problema e até prefiro trabalhar a noite (e não de manhã), mas se você está pensando em aderir ao home office, é importante analisar este ponto. Delimitar os horários é fundamental.

Resumindo, trabalhar em home office é muito bom e pode dar muito certo, mas é necessário disciplina, comprometimento e organização.

Desejo à todos um excelente final de semana!!

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240114_VANTAGENS E DESVANTAGENS DE TRABALHAR EM HOME OFFICE

Organizando a gaveta do home office

Hoje é dia do segundo post da categoria “Antes e Depois” e o escolhido do dia foi o home office da minha mãe. A gaveta do material de escritório estava MUITO bagunçada e localizar qualquer coisa nela era uma tarefa difícil.

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Fui em busca de organizadores de gaveta e, na loja que eu sempre compro esses itens, o organizador que eu queria estava em falta. Só tinha disponível esse modelo de acrílico e no final foi uma boa opção.

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O primeiro passo foi analisar o que tinha na gaveta e descartar tudo o que não era mais necessário ou que não estava funcionando corretamente (várias canetas e marca texto foram parar no lixo).

Quando pensamos em organização de material de escritório, é importante fazer uma análise periódica das canetas e marca-texto, porque a tinta seca e, no final, ficam só ocupando espaço. Isso vale, também, para os corretivos líquidos.

Depois limpei tudo e forrei o fundo da gaveta com papel contact para deixar mais charmoso.

Por fim, hora de categorizar os itens por tipo e organizá-los nos espaços disponíveis.

O resultado final foi esse:

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Espero que tenham gostado. Eu realmente curti e minha mãe também adorou! 😉

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Como montar um escritório portátil?

O post de hoje foi ideia do meu irmão. Recentemente ele me enviou esse link que fala sobre um home office portátil.

A prática de trabalhar em diferentes lugares está se difundido no Brasil e não é raro a gente encontrar pessoas trabalhando em cafeterias, restaurantes, praças de alimentação de shoppings, etc. Também não dá para esquecer dos escritórios de coworking que estão se tornando cada vez mais comuns e são uma ótima alternativa para quem quer começar um negócio, mas não quer fazer um alto investimento montando um escritório.

Pensando nisso, resolvi fazer esse post com dicas para montar um escritório portátil.

Em primeiro lugar, o ideal é que tudo seja compacto e que possa ser colocado na mochila, junto com o notebook.

Para os papéis, pensei em uma pasta sanfonada, pois permite armazenar todos os documentos e materiais necessários.

Nessa pasta você poderia guardar bloco de papel (para fazer anotações), folhas de papel A4 (nunca se sabe quando pode ser necessário imprimir algo), folhas timbradas (caso sua empresa tenha), envelopes (se for preciso enviar alguma correspondência pelo Correios, você já estará preparado), pastas L (para guardar documentos), além de outros papeis que podem ser necessários à sua profissão.

Também seria importante separar uma “aba” dessa pasta para guardar os recibos e notas fiscais da empresa, para que possam ser posteriormente contabilizados e/ou arquivados.

Um estojo com o material básico de escritório complementaria esse home office portátil. Nele você poderia colocar canetas, lapiseira, grafite, borracha, corretivo, caneta marca-texto, clips, post-it, extrator de grampo, grampeador, cola, fita adesiva e tesoura.

Se você tem um smartphone, pode incluir nele um aplicativo que digitaliza documentos. Isso pode facilitar muito a vida quando precisamos enviar algum documento por e-mail. Eu uso o “CamScanner” e gosto bastante.

Em tempos de Nota Fiscal eletrônica, nem impressora você precisa, pois mesmo os profissionais que precisam emitir a NF, podem fazer todo o processo via internet e enviar a DANFE por e-mail.

Em todo caso, se você gosta de imprimir os documentos para analisa-los, pode usar uma impressora portátil. Atualmente existem modelos que cabem em uma mochila. O preço não é muito atrativo, mas vale a pena pesquisar.

Com seu notebook, sua agenda e esses materiais, acredito que seria possível trabalhar em qualquer lugar. O que acham? Alguma sugestão para complementar esse escritório portátil?

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Decoração: home office

Hoje está começando uma nova categoria aqui no blog: decoração!!

Esse é um assunto que também gosto bastante e decidi incluir na programação de posts.

Não vou dar dicas técnicas (até porque não sou especialista na área), mas sim mostrar alguns ambientes que encontro na internet e que, além de bonitos, tem boas dicas de organização.

Nesse primeiro post, o tema é home office e separei três espaços para mostrar aqui.

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O primeiro home office foi adaptado em um armário embutido não utilizado e vocês podem perceber que todos os espaços foram muito bem aproveitados.

Há caixas organizadores (bem em cima) e que podem ser utilizadas para aqueles documentos que não são utilizados regularmente (ex.: documentos para Imposto de Renda, exames, etc.).

Mais embaixo, foram feitas prateleiras organizadoras que podem ser usadas para separar os papéis (ex.: entrada, saída, documentos a arquivar, anotações, etc.).

O espelho é uma estratégia para aumentar o espaço. Espelhos sempre cumprem bem essa função de dar a impressão que os ambientes são maiores.

No lado direito da mesa, há um organizador de material de escritório (que é fundamental em qualquer home office).

O gaveteiro é uma solução maravilhosa para armazenar e organizar vários tipos de objetos (itens de papelaria, livros, pastas, etc.). Tenho um na minha casa e adorooooo!!

Nas portas foram instalados murais para anotações e também para guardar canetas.

Fiquei “apaixonada” por esse home office, porque as soluções de organização estão presentes em todas as partes, além de ter ficado bem bonito ;).

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Nesse segundo ambiente, o mural se repetiu, mas o que me fez querer mostra-lo aqui é a cadeira.

Em qualquer home office, escolher uma boa cadeira é um item fundamental para seu conforto e também por conta da ergonomia.

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O terceiro home office é uma ideia para quem tem sacada no apartamento e não a usa regularmente.

Basta fechar a sacada (com vidro resistente) e colocar um tapete no piso (para tornar mais aconchegante).

As três prateleiras fixadas na parede facilitam a organização e as pastas de arquivo, bem como os porta-revistas ajudam na separação adequada dos papéis.

Confesso que, se fosse meu, incluiria um gaveteiro nesse espaço.

Outra ideia interessante é o uso das persianas, pois facilitam a limpeza e permitem a entrada da luz natural.

Acredito que esses três ambientes trazem boas ideias para montar e manter organizado qualquer home office.

Espero que tenham gostado!

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As armadilhas do home office e da jornada flexível

Confira o que pode comprometer seus resultados quando não há horário fixo para chegar ao escritório ou quando o trabalho é em esquema de home office

1. Indisciplina
É a principal armadilha para quem pode chegar a hora que bem entender no escritório ou para aqueles que podem trabalhar de casa.
Não ter que sair de casa pode dificultar que o profissional entre no ritmo do expediente. Se trabalhar de pijama, a pessoa não entra no clima. Não é porque a pessoa está a 5 metros do quarto que vai trabalhar deitado na cama.
Dica: mantenha uma rotina de horários, e se arrume como se tivesse que ir ao escritório. A disciplina tem que ser a mesma de que se tivesse que estar no escritório.

2. Desorganização
Não determinar um local específico para trabalhar, usando espaços como a sala de estar ou o quarto pode comprometer a organização.
Material de trabalho e objetos pessoais misturados podem resultar em perda de tempo para encontrar documentos e papeis importantes.
Dica: É preciso transformar o ambiente em um local voltado para os negócios, com espaço para guardar livros e documentos.

3. Interrupções
Já que você está em casa, parentes resolvem aparecer, tarefas domésticas precisam ser feitas, telefone e campainha não param de tocar. Neste cenário manter a concentração é quase impossível.
Dica: Avise as pessoas que frequentam a casa que você está ali para trabalhar, faça com que todos percebam e respeitem a sua atividade.

4. Falta de planejamento de metas
A indefinição objetiva das entregas a serem feitas é um risco. A pessoa pode ficar sem a definição operacional da tarefa objetiva e concreta.
Dica: Planejamento é muito importante no home office. Estabeleça metas diárias, ainda que o seu chefe não as determine. Tente manter conversas constantes com seu chefe, combinando previamente horários para pequenas reuniões, se a sua jornada for flexível.

Fonte: Portal Exame.com

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