Como manter a produtividade quando trabalhamos em home office?

Já comentei aqui no blog que agora trabalho em home office e, como sou disciplinada e organizada, achei que não teria problemas com produtividade, mas isso não foi exatamente o que aconteceu.

Quando trabalhamos em casa, as distrações são muito maiores, seja o Whatsapp, os compromissos que, agora, podemos marcar em qualquer horário, seja a televisão, etc..

Percebi que minha produtividade diminuiu um pouco (não com as demandas do meu trabalho em si), mas com os projetos e metas pessoais, impactando diretamente no meu dia a dia. Dessa forma, resolvi rever minha rotina e fiz algumas alterações que surtiram um efeito muito bom e, assim, decidi compartilhá-las aqui.

São 7 pequenas dicas, mas que podem garantir um dia mais produtivo:

– Marque seus compromissos pessoais (consultas médicas, dentista, etc.) para o início do dia ou para o final da tarde. Desta forma, você não “corta” seu dia e permanece produtivo o maior tempo possível.

– Não ligue a televisão. Eu não gosto de ficar no silêncio e, assim, ligava a TV, no entanto, esse é um poderoso ladrão do tempo. Mudei isso e agora ligo o rádio. A distração diminuiu bastante.

– Deixe seu celular no silencioso e, de preferência, com a tela virada para baixo (para que você não veja quando chegam mensagens). Os aplicativos, como o Whatsapp, facilitam muito nossa vida, mas também são ladrões do tempo. Se deixarmos, passamos o dia inteiro trocando mensagens.

– Use sua mesa para trabalhar. É tentador trabalhar sentado na cama ou no sofá, mas isso diminui a produtividade. Sempre use sua mesa de trabalho, até porque lá é o local onde você tem cadeira e iluminação adequadas, bem como fácil acesso ao seu material de trabalho.

– Assim como você faz quando está na empresa, faça pausas ao longo do dia, seja para tomar um café, seja para se espreguiçar (os músculos agradecem!!).

– Mantenha-se informado e em contato com profissionais da sua área. A tecnologia está aí para nos ajudar nisso. Aproveite!!

– Por último (mas não menos importante), use a organização a seu favor. Seu home-office, sua mesa e sua agenda precisam estar organizados para que você mantenha e melhore sua produtividade. Quando temos tudo organizado, perdemos menos tempo procurando o que precisamos.

Espero que tenham gostado das dicas e que possam ajuda-los a ter uma rotina produtiva.

Não deixe de curtir o blog no Facebook e Instagram! 😉

140514_COMO MANTER A PRODUTIVIDADE QUANDO TRABALHAMOS EM CASA

Organizando Viagens: o que fazer no tempo em que você está no avião?

Há algum tempo atrás, a Andrea, do blog Ideias de Estilo, me deu algumas sugestões de post e uma delas é justamente o assunto de hoje.

Alguns voos internacionais podem demorar até 14/16 horas e, fica a pergunta, o que fazer com todo esse tempo livre?

É claro que, quem consegue, pode e deve aproveitar e dormir o voo inteiro (principalmente se for um voo noturno)!

Para aqueles que (assim como eu 🙁 ) não têm essa opção, pode-se aproveitar para várias coisas, entre elas:

– Se você estiver levando seu notebook, pode aproveitar e responder seus e-mails pendentes e/ou, até mesmo, reorganizar as suas pastas de e-mail. É fundamental sincronizar as mensagens no Outlook/Windows Live Mail antes de embarcar e sincronizar novamente quando você chegar ao seu destino.

– Você pode aproveitar e organizar a sua agenda. Verificar todos os seus compromissos e tarefas pendentes e reorganizá-los de acordo com suas prioridades e/ou disponibilidade.

– Você pode analisar as suas notas e projetos do Evernote. Apagar o que não é mais necessário, reorganizar as notas e cadernos, elaborar checklist de novos projetos, verificar as pendências, etc.

– Adiantar tarefas que possam ser feitas sem a necessidade da internet (textos, planilhas, relatórios, etc.).

– Colocar a leitura em dia. Eu, pessoalmente, tinha 4 livros baixados no iPad e que ainda não havia conseguido terminar de ler. No último voo consegui reduzir esse número para 3. \o/

Lembre-se de alternar as atividades durante o voo para que não fiquei muito cansativo! Assistir um filme ajuda muito nesses períodos entre tarefas. 😉

240414_ORGANIZANDO VIAGEM_O QUE FAZER NO AVIAO

Como eu uso o Evernote?

O assunto do post de hoje surgiu de uma conversa com a leitora Bianca da Silva, quando ela comentou que não conseguia usar o Evernote e me pediu para escrever um post falando sobre como eu uso esse aplicativo.

Para começar, queria dizer que o que vou falar aqui é como eu uso o Evernote e essa forma pode não ser a melhor para você, mas pode dar uma ideia de como começar as suas incursões pelo Evernote.

Como em todo projeto de organização, você precisa encontrar qual a melhor maneira para você. Quando nos sentimos confortáveis com um sistema, fica mais fácil utilizá-lo em nosso dia-a-dia.

Se você usa ou pretende usar o método GTD no Evernote, indico ler os textos da Thais Godinho (do blog Vida Organizada) e do Vladimir Campos (autor do livro Organizando A Vida com o Evernote).

Bom, agora vou mostrar como eu faço.

Em primeiro lugar, é bom falar sobre três conceitos básicos no Evernote:
– Cadernos: poderiam ser comparados à uma pasta de arquivos, é nos Cadernos que você irá colocar suas notas.
– Notas: são os arquivos em si, podem ser anotações, arquivos e/ou gravações.
– Etiquetas: são as tags que você irá colocar nas notas, com elas é mais fácil e prático localizar qualquer nota que você precise.

Em relação aos cadernos, o mais importante é você analisar o seu dia a dia e verificar como poderia chamar seus cadernos, de forma que facilite a visualização e a busca quando precisar de alguma informação.

Por exemplo: se você trabalha e estuda, pode criar 3 cadernos iniciais: Pessoal – Trabalho – Faculdade; se você é um profissional liberal e atende vários clientes, pode criar um caderno Clientes e dentro dele outros cadernos com os nomes dos clientes (e neles colocar notas com todas as informações de cada cliente) e um outro caderno chamado Pessoal.

Assim, levando em conta a minha realidade e meu dia a dia, eu criei 10 cadernos diferentes, sendo eles:
– Arquivo (neste coloco todas as notas que estão finalizadas, mas que ainda posso ter que vir a consultar e/ou que prefiro não excluir);
– Empresa (aqui estão as notas relacionadas ao meu trabalho);
– Cartões de visita (neste insiro todos os cartões de visita que recebo);
– Clipping (aqui coloco todas as notícias e reportagens que vejo na internet e que acho interessante e uma boa dica para ajudar nisso é usar o Web Clipper – ele transfere automaticamente as reportagens selecionadas para o Evernote);
– Finanças (dados e informações importantes sobre a minha vida financeira);
– Músicas e vídeos (neste caderno estão todas as notas referente a música, vídeos, cinema, dicas de filmes, etc.);
– Organizz (aqui coloco todas as notas referentes ao blog);
– Projetos (neste caderno estão todos os projetos em andamento, dividido em 3 outros cadernos: empresa, blog e pessoal);
– Pessoal (aqui insiro todas as notas relacionadas à minha vida pessoal);
– Receitas (receitas diversas, que pego com amigos, ou que vejo na internet);
– Viagens (neste caderno estão todas as notas referente à viagens – dicas, roteiros ou planejamento de viagens).

Nas notas coloco todas as informações que preciso, sejam elas: cadastros / senhas, lista de compras, dados e anotações sobre projetos, check-lists diversos, etc. Em resumo, tudo o que é relevante vai para uma nota no Evernote.

Criada a nota dentro do caderno, é hora de inserir a(s) tag(s) e geralmente uso tags que possam facilitar a localização e agrupamentos das notas. Por exemplo: se eu anexar um comprovante de pagamento do celular, coloco as tags “pagto” e “celular”. Finalizando isso, sua nota está pronta e você pode editá-la quando e como precisar.

Na minha opinião, a grande vantagem de usar o Evernote é poder concentrar as mais variadas informações em um único lugar, que posso acessar de diversas formas (pelo computador, tablet e celular) e sem precisar usar papel.

Importante salientar que, para aquelas notas que contenham informações sigilosas, você pode criptografar os dados, tornando ainda mais seguro o programa.

Se você ficou com alguma dúvida, envie um e-mail para contato@organizz.com.br.

Não deixe de curtir o blog no Facebook e Instagram! 😉

031213_COMO EU USO O EVERNOTE

Seis dicas para se organizar no trabalho

1. Chegue cedo
Quanto antes você chegar na empresa, mais rápido vai se ambientar ao seu dia de trabalho, principalmente se tiver uma reunião agendada nas primeiras horas.

2. Tenha uma to do list
Listar tudo o que você tem a fazer permite programar melhor o dia, além de facilitar a definição das prioridades.

3. Mantenha o foco
Estipulando um tempo para cada tarefa fica mais fácil de se manter focado em cada atividade.
Neste link você encontra informações sobre a técnica Pomodoro, que consiste em focar em determinada tarefa por 25 minutos. Nesse período todas as demais tarefas devem ser esquecidas e a concentração deve ser somente na tarefa em questão.

4. Concentre todas as suas informações em um só local
Usar a tecnologia a seu favor permite que tudo esteja a mão, reduzindo o tempo que você gasta procurando um dado ou outro. Eu uso o Evernote e recomendo muito! Desde que comecei a usá-lo, tenho facilmente todas as informações que quero, no momento que preciso.

5. Seja objetivo nos e-mails e reduza a quantidade deles
Clareza e objetividade são a chave para uma boa comunicação. Para mensagens e assuntos rápidos, dê preferência aos chats (como o Skype).

6- Reduza o número de reuniões
Reuniões extensas tomam tempo e geralmente não são eficientes. Aqui você encontra dicas de como tornar as reuniões mais produtivas.

Com essas dicas, fica mais fácil organizar seu dia e aumenta sua produtividade.

Não deixe de curtir o blog no Facebook e Instagram! 😉

311013_6 DICAS PARA SE ORGANIZAR NO TRABALHO

Dicas para uma reunião produtiva

Ontem recebi um e-mail pedindo dicas de como organizar uma reunião de maneira eficiente.

Comecei a pensar no assunto e, ao invés de escrever algo, achei melhor trazer um texto do Christian Barbosa (que é especialista no assunto). É um ótimo artigo, com dicas preciosas para tornar as suas reuniões mais produtivas. Vale a pena conferir!

Tenha o objetivo e pauta visíveis
Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

Use um cronômetro
Nos principais comércios populares existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

Conduza a reunião
Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as ideias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

Não trabalhe na reunião
Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

Envie um e-mail de fechamento
Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais ideias e ações definidas.

Uma reunião produtiva costuma ser rápida, ter um objetivo a ser alcançado e gerar algum tipo de ação futura.

O post original pode ser conferido aqui. Boa semana à todos!

281013_DICAS PARA UMA REUNIAO PRODUTIVA

As atitudes fundamentais para ter um ótimo dia de trabalho

Para começar bem a semana, trouxe uma reportagem da Exame.com com 7 dicas para termos um dia de trabalho melhor e mais eficiente.

A matéria original você pode encontrar nesse link. Atenção para os itens 5 e 6  e, para complementar, você pode conferir (aqui e aqui) outros posts que escrevi sobre o assunto.

1. Tome café da manhã
Um excelente expediente começa muito antes de você sair da sua casa. Rejeitar a “soneca” do celular, tomar a decisão de acordar disposto e de se arrumar são atitudes fundamentais para chegar bem ao ambiente de trabalho.
Na lista de tarefas fundamentais para fazer antes de sair de casa (ou enquanto ruma para o escritório) está tomar café da manhã. Sim, isso mesmo. Pular esta refeição pode ter efeitos nefastos para seu humor, concentração e produtividade, afirma o doutor Artur Zular, diretor científico do Instituto Qualidade de Vida.
“Se não, a pessoa vai trabalhar com hipoglicemia. As funções cognitivas ficarão prejudicadas. Pessoa com fome fica irritada, com dor de estômago ou de cabeça. Ele senta na mesa já ‘estragado’”, descreve o médico.
Deixar para comer no trabalho também não é a melhor opção, diz o especialista. “Com essa tal “Lei de Murphy”, ele pode não conseguir comer. E a pessoa passa a se portar como vítima, quando, na verdade, faltou planejamento”, afirma.

2. Chegue no horário (ou antes)
Pode parecer óbvio, mas muita gente se esquece desta premissa básica para o dia de trabalho. Quem chega atrasado, já chega “inadimplente”, brinca o doutor Zular. “O atraso gera uma condição psicológica desfavorável, você acaba se focando em questões não ligadas à carreira porque você está preocupado em se justificar”, diz Fernando Colella, da consultoria Café com Coaching.
Bem sabemos que imprevistos acontecem (é o trânsito que empaca, o ônibus que não passa ou o carro que não pega), mas é essencial se antecipar a cada um deles. Como? “Planeje chegar 15 minutos antes, aí você não precisará justificar nada, nem inventar”, afirma Zular.

3. Fale bom dia e sorria
“Investe-se milhões em ações para melhorar o clima organizacional, mas quem realmente muda isso são os próprios colaboradores no dia a dia”, diz Zular. E isso começa desde cedo – com o real desejo de que o outro tenha um bom dia, afirma o pesquisador. E não se esqueça de sorrir neste percurso: “Cem músculos são mobilizados em um sorriso. O cérebro interpreta a mímica facial positivamente e o dia passa a ser diferente”, afirma o médico.

4. Beba água
Enquanto o computador é ligado, aproveite para encher uma jarra de água e cuidar das suas questões fisiológicas. “A desidratação diminui a capacidade de trabalho, afeta o raciocínio, a crítica e a memória”, diz o médico. O ideal é sempre ter uma garrafa ou um copo à mão para ir se hidratando ao longo do dia. “Quanto você sente sede, já está com 5% de desidratação”, afirma Zular.

5. Deixe a mesa organizada
Mais um hábito para adicionar à rotina: agora, antes de deixar o escritório, deixe sua mesa em ordem. Isso fará toda a diferença no dia seguinte, dizem os especialistas. “Mesa desorganizada é um estressor”, diz André Caldeira, da Propósito.

6. Faça uma lista de tarefas
Chegou a hora de planejar seu dia. “Antes da ação, o primeiro passo é a organização”, afirma Colella. Para isso, comece listando o que ficou pendente do dia anterior. Depois, elenque as atividades urgentes e importantes, e por aí vai.
A dica é definir quais são as prioridades e estimar o tempo de execução para cada uma delas. “Você tem que começar por aquilo que tem que ser feito, não pelo que é mais gostoso”, diz Colella.
Mas não se esqueça de dar espaço para o imponderável. “Nosso planejamento deve ser flexível. Você precisa ter em mente que alguém pode interromper você. Então, é preciso ter esta margem de segurança de tempo na agenda”, afirma Alexandre Barbosa, autor do livro “Construa seus sonhos” (Editora Thomas Nelson).

7. Aproveite o período em que você está mais focado
E o mais importante: não demore muito para “dar a partida” de fato no expediente. Muita gente chega no trabalho, mas leva um bom tempo para começar a trabalhar de verdade. No lugar de já focar na ação, há quem perca tempo atualizando status nas redes sociais, checando a vida alheia na internet ou, simplesmente, batendo um extenso papo no café.
“Com isso, elas perdem o período que tem mais foco. Depois das 10h, por exemplo, todo mundo já chegou e as chances de dispersar são maiores”, diz Barbosa. Captou? Então, boa sorte no dia de hoje.

300913_AS ATITUDES FUNDAMENTAIS PARA TER UM OTIMO DIA DE TRABALHO

8 dicas para começar bem a semana

Semana começando e a segunda-feira sempre traz a preguiça como companheira, não é?

Hoje trouxe algumas dicas para começar bem a semana:

1. Alongue-se
O alongamento relaxa os músculos e revigora. Vale a pena tentar!

2. Alimente-se bem
Uma alimentação equilibrada é a chave para um bom funcionamento do seu corpo. Inclua frutas, legumes e fibras em sua dieta.

3. Chegue cedo
Chegue mais cedo no trabalho para poder se ambientar melhor com as tarefas do dia.

4. Revise sua agenda
Analise as tarefas e compromissos da sua agenda e, sempre que possível, delegue. Estabeleça as metas da semana e lembre-se de deixar um espaço na sua agenda para imprevistos (aquelas urgências que aparecem na última hora).

5. Tenha um bloco de anotações
Não confie demasiadamente na sua memória. Anote tudo o que é importante e/ou que pode se transformar em uma tarefa ou referência futura.

6. Beba água
Nosso cérebro em sua maior parte é formado de água, portanto, tomar água nos permite estar mais alertas e concentrados.

7. Faça pausas durante o trabalho
Para relaxar, faça o seguinte exercício (na sua cadeira de trabalho mesmo). Sentado e com os braços flexionados na altura na cintura, expire e gire o tronco para a direita. Inspire novamente para voltar ao centro e depois gire expirando para a esquerda. Repita cinco vezes.

8. Escute música
Uma boa música melhora e muito o nosso humor.

Uma ótima semana a todos!!

Não deixe de curtir o blog no Facebook e Instagram! 😉

230913_DICAS PARA COMEÇAR BEM A SEMANA