Como manter a produtividade quando trabalhamos em home office?

Já comentei aqui no blog que agora trabalho em home office e, como sou disciplinada e organizada, achei que não teria problemas com produtividade, mas isso não foi exatamente o que aconteceu.

Quando trabalhamos em casa, as distrações são muito maiores, seja o Whatsapp, os compromissos que, agora, podemos marcar em qualquer horário, seja a televisão, etc..

Percebi que minha produtividade diminuiu um pouco (não com as demandas do meu trabalho em si), mas com os projetos e metas pessoais, impactando diretamente no meu dia a dia. Dessa forma, resolvi rever minha rotina e fiz algumas alterações que surtiram um efeito muito bom e, assim, decidi compartilhá-las aqui.

São 7 pequenas dicas, mas que podem garantir um dia mais produtivo:

– Marque seus compromissos pessoais (consultas médicas, dentista, etc.) para o início do dia ou para o final da tarde. Desta forma, você não “corta” seu dia e permanece produtivo o maior tempo possível.

– Não ligue a televisão. Eu não gosto de ficar no silêncio e, assim, ligava a TV, no entanto, esse é um poderoso ladrão do tempo. Mudei isso e agora ligo o rádio. A distração diminuiu bastante.

– Deixe seu celular no silencioso e, de preferência, com a tela virada para baixo (para que você não veja quando chegam mensagens). Os aplicativos, como o Whatsapp, facilitam muito nossa vida, mas também são ladrões do tempo. Se deixarmos, passamos o dia inteiro trocando mensagens.

– Use sua mesa para trabalhar. É tentador trabalhar sentado na cama ou no sofá, mas isso diminui a produtividade. Sempre use sua mesa de trabalho, até porque lá é o local onde você tem cadeira e iluminação adequadas, bem como fácil acesso ao seu material de trabalho.

– Assim como você faz quando está na empresa, faça pausas ao longo do dia, seja para tomar um café, seja para se espreguiçar (os músculos agradecem!!).

– Mantenha-se informado e em contato com profissionais da sua área. A tecnologia está aí para nos ajudar nisso. Aproveite!!

– Por último (mas não menos importante), use a organização a seu favor. Seu home-office, sua mesa e sua agenda precisam estar organizados para que você mantenha e melhore sua produtividade. Quando temos tudo organizado, perdemos menos tempo procurando o que precisamos.

Espero que tenham gostado das dicas e que possam ajuda-los a ter uma rotina produtiva.

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140514_COMO MANTER A PRODUTIVIDADE QUANDO TRABALHAMOS EM CASA

Vantagens e desvantagens de trabalhar em home office

Desde dezembro estou trabalhando full time em home office e hoje vou trazer um pouco da minha experiência em relação as vantagens e desvantagens de trabalhar em casa.

Em primeiro lugar, para mim, a maior vantagem é ter uma liberdade maior para programar minha agenda. Não estou mais presa a um horário de escritório e isso facilita muito quando preciso resolver algo da minha vida pessoal ou quando quero participar de algum evento na minha área.

Outra vantagem é não precisar acordar muito cedo como eu fazia antes. Sou um ser noturno e não gosto de acordar cedo e agora posso acordar de acordo com meu relógio biológico.

Como sou muito disciplinada, a transição para home office foi bem tranquila e por isso não perdi tempo criando novas rotinas, conseguindo executar normalmente as minhas atividades do dia-a-dia, o que é uma outra grande vantagem.

Além disso, como tinha uma estrutura de home office montada em minha casa (porque até então usava essa estrutura para o blog), também não precisei investir muito nesse momento. Lembro que é importante você ter um local apropriado para trabalhar, com uma boa mesma, uma boa cadeira, uma boa iluminação, etc.

Mas nem tudo são flores, não é? Há desvantagens em trabalhar em home office e a maior delas, na minha opinião, é a falta de convivência com outras pessoas e esse é um cuidado que toda pessoa que trabalha em home office deve ter. É importante manter o networking de alguma forma, seja pelas redes sociais, seja em eventos da área profissional, seja utilizando escritórios de coworking.

Outra desvantagem bastante significativa é que você fica mais suscetível a interrupções, sejam elas de familiares, no Skype, Whatsapp ou outras e para isso é necessária muita disciplina e concentração.

Há mais um ponto que merece atenção: o controle dos horários. Trabalhar em home office pode significar, muitas vezes, trabalhar até muito tarde. Para mim isso não é um problema e até prefiro trabalhar a noite (e não de manhã), mas se você está pensando em aderir ao home office, é importante analisar este ponto. Delimitar os horários é fundamental.

Resumindo, trabalhar em home office é muito bom e pode dar muito certo, mas é necessário disciplina, comprometimento e organização.

Desejo à todos um excelente final de semana!!

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240114_VANTAGENS E DESVANTAGENS DE TRABALHAR EM HOME OFFICE

Como retomar a rotina de trabalho depois do feriadão?

Vários de nós emendamos o final de semana com o feriado de Natal e, agora, precisamos voltar ao trabalho, não é?

E hoje vou dar algumas dicas de como retomar a rotina:

– Tente dormir um pouco mais cedo. No feriadão, por conta das festas e eventos, é natural dormirmos menos. Assim, hoje tente dormir um pouco mais cedo para estar bem amanhã de manhã.

– Comece o dia com um bom café da manhã, incluindo frutas e cereais, que melhoram a disposição e dão energia. São também ricos em fibras e aumentam a sensação de saciedade.

– Evite comidas gordurosas. Dê preferência à saladas e grelhados.

– Alimente-se de 3 em 3 horas, de forma balanceada.

– No final do dia, tente fazer um atividade que lhe dê prazer!

251213_COMO RETOMAR O ROTINA DEPOIS DO FERIADAO

Organizando a rotina da lavanderia

Há algum tempo, recebi o e-mail de uma leitora do blog pedindo que eu falasse um pouco sobre organização da rotina de lavanderia.

Depois de analisar o tema, resolvi dar algumas dicas que podem facilitar esse processo:

– Se possível, tenha dois cestos para roupa suja: um para roupas brancas e outro para as roupas coloridas.

– Mantenha os seus produtos para lavar a roupa bem próximo à máquina. Uma prateleira em cima da lavadora é uma ótima ideia, pois deixa tudo organizado e com fácil acesso.

– Fixe na sua lavanderia um quadro com o significado das etiquetas das roupas, lençóis e toalhas. Falei sobre isso neste post e você pode fazer o download do arquivo no link abaixo. Entender estes símbolos é fundamental para cuidar e prolongar a vida útil de suas roupas.

ORGANIZANDO A ROTINA DE LAVANDERIA_SIMBOLOS LAVAGEM

– Antes de colocar a roupa na máquina, lembre-se de verificar os bolsos, fechar os zíperes e botões e desdobrar as mangas das camisas e blusas.

– Se você tem uma secadora de roupas, é interessante dobrar as roupas assim que o ciclo tiver terminado. Isso vai facilitar muito o processo de passar a roupa.

– Alguns fabricantes recomendam que, esporadicamente, seja feita uma limpeza na máquina (um ciclo de lavagem com ela vazia e uma limpeza no filtro), assim, o ideal é ter um quadro ou mural na sua lavandeira para fazer o controle dessas datas.

– Por último, mantenha o manual de instruções de sua máquina por perto. Ele contém informações importantes para o cuidado da sua lavadora e das suas roupas.

Nesse post dei uma dica de como organizar os manuais de instrução. Confere lá!

190913_ORGANIZANDO A ROTINA DE LAVANDERIA

Organização rotina noturna

Alguns dias atrás uma amiga me perguntou como era minha rotina noturna (para me manter sempre organizada) e achei que seria legal escrever um post sobre isso.

Além daquelas atividades básicas (tomar banho, escovar os dentes, passar cremes, etc.), eu faço algumas coisas que possibilitam que eu tenha um início de manhã mais tranquilo.

Como eu sou uma pessoa que detesto acordar cedo, as providências abaixo me ajudam bastante:

– Revisar minha agenda pessoal e do blog (a agenda profissional eu reviso antes de sair da empresa). Com isso eu sei exatamente o que tenho que fazer e posso me preparar para as atividades do dia.

– Ver a previsão do tempo e separar a roupa que vou usar no dia seguinte (se não separar fisicamente, pelo menos já decido o que vou usar e isso facilita bastante o processo de me arrumar na manhã seguinte).

– Ajustar meu timer em 5 ou 10 minutos e nesse tempo dar uma geral na casa para ver se tem algo fora do lugar.

– Lavar a louça do jantar.

– Arrumar a mesa do café da manhã.

E por fim, antes de dormir, passo um tempinho fazendo alguma coisa para relaxar e, ultimamente, essa tarefa consiste basicamente em assistir vídeos do Youtube. 😉

E você? Como é sua rotina noturna?

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O que fazer com a correspondência?

Na minha opinião, a melhor forma de lidar com a correspondência é analisando-a no momento em que ela é recebida.

Se você deixa acumular muita coisa, é provável que dê preguiça de mexer em tanto papel e aí a pilha vai aumentando cada vez mais.

O ideal é que, ao receber a correspondência, você as separe em três categorias:

1) É pra mim! Providenciar resolução. Se for uma conta, guarde-o na pasta de contas a pagar (ou agende o pagamento); se for um documento, arquive-o; se for uma revista, coloque-a no local onde será lida; e assim por diante.

Nesse post dei algumas dicas de como organizar as contas.

2) Não é pra mim! Destinar ao responsável. É interessante ter uma pasta ou caixa para esta pessoa verificar diariamente. Esse local pode ser no hall de entrada, pois fica mais fácil para cada um pegar a sua correspondência.

3) Lixo. Aqui entram encartes que vêm com a correspondência, revistas promocionais e catálogos diversos nos quais você não tem interesse.

Se você é como eu e não gosta de papel, pode trocar vários deles por correspondência eletrônica. Hoje em dia vários bancos, planos de saúde e operadoras de telefonia já tem a opção para receber os boletos via e-mail.

Com esses pequenos cuidados, você nunca deixará de ver algo importante ou de pagar uma conta em dia por não ter visto o boleto. 😉

030913_O QUE FAZER COM A CORRESPONDENCIA DIARIA

Como começar a se organizar?

O nosso assunto de hoje foi inspirado neste post da leitora Natália Puppin:

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Na hora que li o post comecei a imaginar que várias pessoas podem ter o mesmo desejo e resolvi escrever um pouco sobre como começar a se organizar.

Peço desculpas porque o post ficou um pouco extenso, mas queria deixar algumas dicas para aqueles que querem se tornar mais organizados.

Em primeiro lugar, precisamos lembrar que organização é um hábito e, como todo hábito, ele deve ser cultivado. Também precisamos estar abertos a sair da nossa zona de conforto, pois uma mudança de hábito mexe com a rotina e a tendência natural é desistir rapidamente para voltar à zona de conforto.

Segundo o livro “A Força do Hábito”, existem técnicas para se desenvolver um hábito e uma delas é estabelecer uma compensação para aquela atividade, assim, o primeiro passo é você pensar sobre qual seria a sua compensação. A minha é saber que posso encontrar tudo o que quero no momento que preciso, desde objetos até as mais variadas informações.

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O próximo passo é verificar o que funciona melhor para você. Tem pessoas que gostam e precisam de papel. Nesse caso, comprar um caderno (daqueles com várias matérias) será o começo de tudo. Nesse caderno você irá concentrar tudo: seus compromissos, seus projetos, suas anotações, etc…

O ideal é que ele seja dividido em partes:

1. Caixa de entrada: é nessa parte do caderno que você irá anotar tudo o que vier a cabeça, todas as informações que receber e que precisam ser processadas (funciona como um ponto de coleta de informações).

Quando analisadas as anotações registradas na caixa de entrada, elas deverão ser transferidas para uma das seções abaixo:

2. Agenda: nela você vai anotar todos os seus compromissos. A agenda é essencial para manter todas as obrigações em dia, sejam profissionais (reuniões, visitas à clientes, etc), sejam pessoais (consulta médica, aniversários, reunião na escola do filho). Centralizar todos os compromissos na agenda permite uma melhor visualização do seu dia a dia e do seu tempo livre.

3. Lista de tarefas: essa parte do caderno vai funcionar como uma to do list. Ela pode ser dividida por prioridade ou por tipo de tarefa. Nessa to do list devem ser anotadas todas as tarefas que precisam ser feitas no trabalho, em casa ou aquelas relacionadas à sua vida pessoal. Essa lista se diferencia da agenda, pois lá devem ser anotados os compromissos que tem hora e data agendada e aqui aquelas tarefas que podem ter sua data alterada sem grande prejuízo à sua rotina e produtividade.

4. Projetos ou list de pendências: aqui devem ser colocadas as pendências macro, aquelas relacionadas às suas metas pessoais e profissionais. Essa lista vai servir como ponto de acompanhamento da realização dos seus objetivos.

5. Check-list: você pode separar algumas folhas para criar check-list para organizar uma viagem, um pequeno evento ou mesmo um final de semana especial. Esta parte do caderno vai funcionar como um ponto de apoio.

6. Inspiração: essa parte não faz parte de nenhuma técnica de organização, mas eu acredito que é bastante útil, pois nela você coloca fotos e imagens que podem servir de inspiração para algum projeto (ex.: reforma do quarto, viagem ao exterior, etc.). Os especialistas em coaching dizem que devemos visualizar onde queremos chegar para manter a motivação nos projetos e essa parte do caderno visa justamente isso. Que tal colocar fotos de ambientes organizados?

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Essa é a forma que uso para me organizar, com uma pequena diferença: como eu não gosto de papel, uso aplicativos. Se você também gosta de tecnologia e prefere os aplicativos e a internet, você pode substituir o caderno conforme abaixo:

1. Caixa de entrada: Evernote (lá coloco todas as ideias e informações que recebo durante o dia – antes de processá-las).

2. Agenda: Toodledo (neste aplicativo coloco todos os meus compromissos – pessoais e profissionais).

3. To do list ou lista de tarefas: Remember the Milk (registro todas as tarefas que preciso fazer neste aplicativo).

4. Projetos ou list de pendências: Evernote e planilha excel (mantenho uma lista dos projetos pendentes no Evernote e um cronograma desses projetos em planilha excel).

5. Check-list: Evernote (elaboro o check-list no Evernote e vou apagando as informações conforme se concretizam).

6. Inspiração: Dropbox (tenho uma pasta no meu Dropbox onde coloco todas as imagens inspiração).

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Agora que já falamos de organização do tempo, vamos falar um pouquinho sobre organização dos ambientes e objetos.

Se a organização tivesse que ter um preceito básico, seria o “Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar”.

É necessário ter um lugar destinado para cada coisa (correspondência, revistas, jornais, ferramentas, maquiagem, etc.). Qual o benefício? Você localiza muito mais fácil o que precisa e sabe exatamente onde guardar quando termina de usar, mantendo sempre a organização.

Quando cada objeto tem sua “casa”, você sabe exatamente onde deve colocá-lo e, com certeza, perde menos tempo procurando ele quando precisa.

A organização desses espaços é fundamental e o primeiro passo é o descarte. Praticar o desapego é extremamente necessário quando queremos organizar qualquer ambiente.

Se você quiser mais informações sobre a importância do descarte na organização, esse post fala detalhadamente sobre todas as etapas necessárias.

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Por fim, uma dica preciosa é planejar o seu dia na noite anterior. Analise a sua agenda e verifique os seus compromissos, pense em tudo o que vai precisar e deixe tudo à mão para pegar na manhã do dia seguinte, separe as roupas que você vai usar, deixe a mesa do café da manhã pronta. Essas pequenas atitudes farão com que seu dia comece e permaneça mais organizado.